Infolinia: 572-102-102

Klauzula RODO

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Dla kontrahentów, potencjalnych kontrahentów oraz osób uczestniczących w kontaktach i relacjach biznesowych

Realizując obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”, informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest MB Recycling spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Przedsiębiorstwo Gospodarki Odpadami spółka komandytowa z siedzibą w Micigoździe, ul. Wrzosowa 60, Micigózd, 26-065 Piekoszów, zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000533700, której akta rejestrowe przechowywane są przez Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, posługująca się numerem NIP: 6572691847, REGON: 260078130, zwana dalej „Administratorem”.

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO może Pani/Pan kontaktować się z Administratorem:

  • drogą elektroniczną na adres: [email protected]
  • pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej.

2. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, osób reprezentujących kontrahentów i potencjalnych kontrahentów, a także ich pracowników, współpracowników oraz innych osób uczestniczących w nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji biznesowych. W zależności od charakteru i celu kontaktu przetwarzane dane mogą obejmować:

  1. dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko;
  2. dane związane z działalnością zawodową, w tym stanowisko, funkcję, nazwę i adres podmiotu gospodarczego oraz numer NIP, jeżeli identyfikuje osobę fizyczną;
  3. dane kontaktowe, w szczególności służbowy adres poczty elektronicznej, numer telefonu oraz adres do korespondencji;
  4. dane dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej, branży i zakresu świadczonych usług, w zakresie związanym z nawiązywaniem lub realizacją współpracy;
  5. informacje dotyczące przebiegu kontaktów biznesowych, w szczególności historię korespondencji, daty i kanały kontaktu, treść zapytań oraz informacje o zainteresowaniu określonymi usługami;
  6. informacje dotyczące wyrażonych zgód na kontakt handlowy, ich cofnięcia, zgłoszonych sprzeciwów oraz innych żądań związanych z przetwarzaniem danych osobowych;
  7. adres IP urządzenia – przy wysłaniu formularza diagnozy wstępnej.

Administrator przetwarza wyłącznie dane adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do realizacji określonych celów przetwarzania.

3. Źródła pochodzenia danych osobowych

Dane osobowe mogą być pozyskiwane:

  1. bezpośrednio od Pani/Pana, w szczególności podczas spotkań biznesowych, rozmów telefonicznych, wymiany korespondencji, przekazywania wizytówek, składania zapytań ofertowych lub nawiązywania współpracy;
  2. od podmiotów gospodarczych, które Pani/Pan reprezentuje lub z którymi Pani/Pan współpracuje, w tym od pracodawców, mocodawców oraz innych osób upoważnionych do kontaktów biznesowych;
  3. z publicznie dostępnych rejestrów i źródeł informacji gospodarczej, w szczególności Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), oficjalnych stron internetowych przedsiębiorców oraz publicznie dostępnych wizytówek firm.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

a) Nawiązywanie i utrzymywanie relacji biznesowych

W celu identyfikacji potencjalnych kontrahentów, prowadzenia kontaktów związanych z działalnością gospodarczą, obsługi zapytań oraz utrzymywania relacji biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na rozwijaniu działalności gospodarczej, nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji z kontrahentami oraz zapewnieniu sprawnej komunikacji biznesowej.

b) Przedstawianie ofert handlowych i prowadzenie działań marketingowych

W celu przedstawiania informacji o produktach i usługach Administratora, odpowiadania na zapytania ofertowe oraz prowadzenia dozwolonych prawem działań marketingowych. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promowaniu oferowanych produktów i usług oraz rozwoju prowadzonej działalności gospodarczej. Wykorzystywanie poczty elektronicznej, telefonu lub innych środków komunikacji elektronicznej do przesyłania informacji handlowych, w tym marketingu bezpośredniego, odbywa się z uwzględnieniem wymagań ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.

c) Zawarcie i wykonanie umowy

W celu podejmowania działań przed zawarciem umowy, jej zawarcia, realizacji oraz rozliczenia. W przypadku umów zawieranych bezpośrednio z osobą fizyczną podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku osób reprezentujących kontrahentów, ich pracowników lub współpracowników podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prawidłowym zawarciu i wykonaniu umowy oraz utrzymywaniu kontaktów z kontrahentem.

d) Wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa

W celu wykonywania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności związanych z rachunkowością, rozliczeniami podatkowymi, prowadzeniem dokumentacji oraz realizacją obowiązków ewidencyjnych i sprawozdawczych wynikających z przepisów dotyczących ochrony środowiska i gospodarki odpadami. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

e) Dokumentowanie kontaktów oraz zarządzanie zgodami i sprzeciwami

W celu dokumentowania historii kontaktów biznesowych, zgłoszonych zapytań i próśb o ofertę, wyrażonych zgód na kontakt handlowy, ich cofnięcia oraz zgłoszonych sprzeciwów. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu możliwości wykazania zgodności podejmowanych działań z obowiązującymi przepisami, respektowaniu zgłoszonych sprzeciwów i cofniętych zgód oraz zapobieganiu ponownemu niepożądanemu kontaktowi. W zakresie, w jakim określone czynności są niezbędne do wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, podstawę przetwarzania stanowi również art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

f) Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

W celu zabezpieczenia praw i interesów Administratora, w tym ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z prowadzoną działalnością gospodarczą. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw i interesów majątkowych.

g) Analiza i organizacja kontaktów biznesowych

W celu organizowania procesów sprzedażowych, identyfikowania kategorii potencjalnych kontrahentów oraz ustalania priorytetów kontaktu na podstawie informacji związanych z profilem prowadzonej działalności gospodarczej. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na usprawnieniu organizacji kontaktów biznesowych i zarządzaniu procesami sprzedażowymi.

h) Bezpieczeństwo formularza diagnozy wstępnej

W celu zapewnienia bezpieczeństwa formularza diagnozy wstępnej i ochrony przed nadużyciami przy wysłaniu formularza zapisywany jest adres IP urządzenia. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa formularza i ochronie przed nadużyciami. Po upływie 1 dnia adres IP jest skracany przez usunięcie jego ostatniej części, co stanowi formę anonimizacji.

5. Odbiorcy danych osobowych i powierzenie przetwarzania

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności gospodarczej, w szczególności:

  1. dostawcom systemów informatycznych, infrastruktury serwerowej, usług hostingowych i rozwiązań chmurowych;
  2. podmiotom zapewniającym obsługę i utrzymanie systemów CRM oraz narzędzi służących do zarządzania kontaktami biznesowymi;
  3. podmiotom realizującym na zlecenie Administratora czynności związane z pozyskiwaniem, weryfikacją i aktualizacją danych kontaktowych oraz obsługą kampanii informacyjnych i marketingowych;
  4. podmiotom wspierającym Administratora w zakresie technicznej i organizacyjnej obsługi procesów sprzedażowych oraz komunikacji z kontrahentami;
  5. podmiotom świadczącym usługi doradcze, prawne, windykacyjne, księgowe i audytorskie, operatorom pocztowym, firmom kurierskim, bankom (w zakresie realizacji płatności) oraz podmiotom powiązanym z Administratorem;
  6. uprawnionym organom państwowym i instytucjom publicznym w zakresie wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa (w tym przepisów o ochronie środowiska i gospodarce odpadami).

Podmioty, które przetwarzają dane osobowe w imieniu Administratora, działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartych zgodnie z art. 28 RODO, wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora i w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych im czynności. Podmioty te nie są uprawnione do wykorzystywania powierzonych im danych osobowych do własnych celów.

Dane osobowe mogą być również udostępniane podmiotom działającym jako odrębni administratorzy, jeżeli jest to niezbędne do realizacji określonych celów przetwarzania i znajduje właściwą podstawę prawną.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator korzysta z usług dostawców rozwiązań informatycznych i infrastruktury chmurowej, w ramach których w określonych przypadkach może dochodzić do przekazywania danych osobowych do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG).

Przekazywanie danych osobowych poza EOG odbywa się zgodnie z wymaganiami rozdziału V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych (art. 45 RODO) albo z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, w tym standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 RODO).

Informacje o stosowanych zabezpieczeniach oraz sposobie uzyskania ich kopii można otrzymać, kontaktując się z Administratorem.

7. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały pozyskane, z uwzględnieniem zasady ograniczenia przechowywania danych oraz obowiązujących przepisów prawa.

W szczególności:

  1. Dane potencjalnych kontrahentów – w przypadku braku nawiązania współpracy i braku dalszego zainteresowania kontaktem biznesowym dane przechowywane są nie dłużej niż przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dalsze przechowywanie określonych danych jest niezbędne do realizacji innego zgodnego z prawem celu.
  2. Dane związane z aktywnymi relacjami biznesowymi – przez okres trwania kontaktów i współpracy, a po ich zakończeniu przez okres uzasadniony potrzebą udokumentowania przebiegu relacji lub dochodzenia i obrony przed roszczeniami, z uwzględnieniem właściwych terminów ich przedawnienia.
  3. Dane związane z wykonywaniem umów – przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności dotyczącymi przechowywania dokumentacji księgowej, podatkowej oraz dokumentacji związanej z działalnością gospodarczą Administratora, a także przez właściwy okres przedawnienia roszczeń.
  4. Dane dotyczące zgód na kontakt handlowy i ich cofnięcia – przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości podejmowanych działań oraz rozpatrywania i obrony przed ewentualnymi roszczeniami, z uwzględnieniem właściwych terminów ich przedawnienia.
  5. Dane objęte sprzeciwem wobec marketingu bezpośredniego – po zgłoszeniu sprzeciwu Administrator zaprzestaje przetwarzania danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego. Może jednak zachować minimalny zakres danych niezbędnych do skutecznego respektowania sprzeciwu, w szczególności odpowiedni identyfikator kontaktu, datę i zakres sprzeciwu. Dane te są przechowywane przez okres, w którym jest to niezbędne do zapobiegania ponownemu kontaktowi marketingowemu oraz wykazania prawidłowego wykonania obowiązków prawnych, z uwzględnieniem okresowej weryfikacji potrzeby ich dalszego przechowywania.

Po upływie właściwego okresu przechowywania dane osobowe są usuwane lub anonimizowane, chyba że przepisy prawa uzasadniają ich dalsze przechowywanie.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa, na zasadach i w przypadkach określonych w RODO:

  1. Prawo dostępu do danych – uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO).
  2. Prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych (art. 16 RODO).
  3. Prawo do usunięcia danych – żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w art. 17 RODO.
  4. Prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w art. 18 RODO.
  5. Prawo do przenoszenia danych – w przypadkach określonych w art. 20 RODO, w szczególności gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy.
  6. Prawo do wniesienia sprzeciwu – wobec przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją, z zastrzeżeniem odrębnych zasad dotyczących sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO).
  7. Prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim wyrażono zgodę na komunikację handlową (lub w przypadku gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), można ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem działań podjętych przed jej wycofaniem.
  8. Prawo do wniesienia skargi – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

W celu realizacji przysługujących praw można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem kanałów wskazanych w pkt 1 niniejszej informacji.

9. Prawo do sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania, w zakresie, w jakim jest ono związane z takim marketingiem. Wniesienie sprzeciwu nie wymaga podania przyczyny ani uzasadnienia. Po otrzymaniu sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego.

10. Zautomatyzowane przetwarzanie danych i profilowanie

Administrator może porządkować kontakty biznesowe według kryteriów związanych z działalnością gospodarczą, w szczególności branży, lokalizacji lub profilu działalności przedsiębiorcy.

Administrator nie podejmuje wobec Pani/Pana decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływały, w rozumieniu art. 22 RODO.

11. Dobrowolność podania danych osobowych

Podanie danych osobowych bezpośrednio Administratorowi w związku z nawiązywaniem kontaktów biznesowych, przekazywaniem wizytówek, prowadzeniem korespondencji oraz kierowaniem zapytań ofertowych jest co do zasady dobrowolne. Niepodanie danych może jednak uniemożliwić nawiązanie lub kontynuowanie kontaktu biznesowego, przedstawienie oferty na Pani/Pana żądanie lub obsługę skierowanego zapytania.

W przypadku zawierania umowy bezpośrednio z osobą fizyczną podanie określonych danych może być niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.

W zakresie, w jakim przetwarzanie danych wynika z obowiązków ustawowych, obowiązek ich podania oraz konsekwencje niepodania wynikają z właściwych przepisów prawa.

Pobierz PDF
Powrót do oferty